Ultim’ora Agenzia delle Entrate: cambia tutto per i rimborsi di lavoro | Non ti danno più 1 euro senza questo documento

L’Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 15/E/2025, ha fornito chiarimenti essenziali in merito alla tracciabilità dei rimborsi spese per i lavoratori in trasferta, introducendo diverse novità che impattano direttamente sul reddito da lavoro dipendente. Queste nuove disposizioni, entrate in vigore dal 2025, sono frutto di un quadro normativo aggiornato che richiede attenzione da parte di datori di lavoro e dipendenti.

Tra i riferimenti normativi più rilevanti, spicca il D.Lgs. n. 192/2024, noto come Decreto delegato IRPEF. Questo decreto ha modificato la disciplina relativa ai rimborsi per spese di viaggio e trasporto all’interno del territorio comunale sede di lavoro. La principale novità è che tali rimborsi non concorrono più al reddito di lavoro dipendente, a condizione che le spese siano comprovate e documentate dal lavoratore. È stata, infatti, eliminata la precedente necessità di un documento specifico proveniente dal vettore, semplificando notevolmente l’onere probatorio.

Un’altra innovazione cruciale è stata introdotta dalla Legge n. 207/2024, la Legge di bilancio 2025, che ha sancito il principio della necessaria tracciabilità dei pagamenti effettuati dal lavoratore in trasferta. Questo requisito è fondamentale affinché i rimborsi corrispondenti non concorrano alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Infine, il D.L. n. 84/2025, o Decreto fiscale, è intervenuto per correggere una problematica emersa dalla Legge di bilancio, limitando la prescrizione sulla tracciabilità dei pagamenti esclusivamente a quelli concernenti spese effettuate in Italia, fornendo un importante aggiustamento e chiarendo il perimetro di applicazione della norma.

Le metodologie di rimborso e i principi chiave

Metodologie di rimborso: un’analisi dei principi chiave per il settore.

 

Oltre alle novità legislative, la circolare dell’Agenzia delle Entrate ribadisce e chiarisce le metodologie di rimborso spese già note, applicabili sia alle trasferte entro che fuori il territorio comunale della sede di lavoro. Le opzioni principali rimangono le seguenti:

• Forfettaria: Prevede l’erogazione di un’indennità fissa giornaliera.
• Mista: Combina un’indennità forfetaria con il rimborso analitico di alcune spese.
• Analitica: Richiede la documentazione dettagliata di ogni singola spesa sostenuta.

Un principio cardine, valido per tutte queste metodologie, è la necessaria presenza di specifica attestazione e documentazione comprovante le spese sostenute dal lavoratore. È fondamentale che ogni costo sia supportato da un giustificativo adeguato per poter beneficiare del regime di non concorrenza al reddito.

Un aspetto operativo importante sottolineato dall’Agenzia riguarda la flessibilità nella scelta del tipo di rimborso. Sebbene la scelta sia libera, è imposto che l’opzione selezionata sia mantenuta per tutti i giorni della medesima trasferta. Non è pertanto possibile variare la metodologia di rimborso di giorno in giorno durante lo stesso periodo di trasferta, garantendo coerenza nella gestione amministrativa.

Con riferimento specifico alle trasferte nel territorio comunale, la semplificazione probatoria introdotta dal D.Lgs. n. 192/2024 è significativa. La documentazione idonea fornita dal lavoratore è ora sufficiente per comprovare i costi di trasporto. L’Agenzia specifica, inoltre, che anche per le trasferte cittadine, il rimborso sotto forma di indennità chilometrica per l’uso del mezzo privato, calcolato secondo i parametri delle tabelle ACI, non concorre a formare il reddito, a patto che sia opportunamente comprovato e documentato.

Pedaggi e parcheggi

Pedaggi e parcheggi: le nuove indicazioni dell’Agenzia.

 

La circolare dell’Agenzia delle Entrate offre due ulteriori spunti di interesse, validi per ogni tipologia di trasferta, sia essa intra o extra-comunale, che riguardano specificamente le spese di viaggio complementari.

Il primo chiarimento concerne il rimborso delle spese di pedaggio autostradale. L’Agenzia ha operato un’assimilazione di tali spese alle comuni spese di viaggio. Questo significa che il loro rimborso non è soggetto a tassazione, purché le stesse siano debitamente documentate. È un punto importante che offre maggiore chiarezza e uniformità nel trattamento fiscale di queste voci di costo.

In maniera analoga, viene specificato il trattamento del rimborso delle spese per parcheggio auto. Anche in questo caso, tali spese non concorrono a formare il reddito da lavoro dipendente. La condizione imprescindibile è che il costo sia comprovato da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta. Questo requisito mira a prevenire abusi e garantire la corretta attribuzione delle spese. L’importanza della documentazione è dunque un filo conduttore che attraversa tutte le nuove disposizioni, ponendo l’accento sulla trasparenza e la verificabilità delle spese sostenute dal lavoratore in trasferta.

Queste precisazioni delineano un quadro più definito per la gestione e la rendicontazione dei rimborsi spese, richiedendo un’attenzione meticolosa alla raccolta e conservazione della documentazione da parte dei dipendenti e una corretta applicazione delle norme da parte dei datori di lavoro.